Gestión REPSE para Proveedores de Servicios
Controla la documentación REPSE de tus proveedores por contrato, con alertas automáticas y visibilidad total del cumplimiento. Compatible con SAP Business One o de forma completamente independiente.
Sistema en producción — empresa del sector energético en México
Lo que los responsables de compras y legal preguntan antes de elegir
¿Qué riesgo corro si no controlo la documentación REPSE de mis proveedores?
La reforma a la subcontratación de 2021 establece responsabilidad solidaria: si tu proveedor no paga IMSS, SAR o INFONAVIT de sus trabajadores que operan en tus instalaciones, tú también puedes ser sujeto de multas y recargos. Además, el SAT puede objetar la deducibilidad de los pagos a ese proveedor. El Sistema de Gestión REPSE elimina ese riesgo con control documental automatizado.
¿Cómo se integra con SAP Business One?
En SAP Business One se registra el número de contrato en el maestro de proveedores. El portal REPSE se sincroniza automáticamente con SAP para conocer qué contratos están activos, qué tipo de servicios implican y qué documentación REPSE se requiere en cada caso. No es necesario duplicar información: SAP es la fuente y el portal la gestiona.
¿Qué pasa si un proveedor no sube sus documentos a tiempo?
El sistema revisa periódicamente el estado de cada contrato y proveedor. Si detecta documentos vencidos o no entregados, puede: (1) enviar un correo de recordatorio automático al proveedor, (2) disparar una alerta interna al administrador, y (3) bloquear o colocar una advertencia al proveedor dentro de SAP Business One, impidiendo o marcando transacciones hasta que regularice su situación.
¿Puedo usarlo aunque no tenga SAP Business One?
Sí. El sistema opera en modo independiente donde un administrador registra los contratos manualmente. Todos los módulos de control documental, periodicidad, dashboards, alertas y reportes funcionan igual. La integración con SAP es opcional y puede activarse en cualquier momento sin necesidad de reimplementar.
Cómo funciona el control por contrato
Todo parte del contrato entre tu empresa y el proveedor. A partir de ahí, el sistema controla, avisa y protege.
Registro del contrato
Si tienes SAP Business One, el sistema se sincroniza y obtiene automáticamente los contratos activos con sus fechas de inicio y vigencia. Sin SAP, un administrador los registra manualmente en el portal.
Configuración de documentación requerida
Según el tipo de servicio del contrato, se asigna el catálogo de documentos que el proveedor debe entregar: constancia REPSE, comprobantes IMSS, nóminas, INFONAVIT, entre otros. Cada documento tiene su propia periodicidad (mensual, bimestral, única vez, etc.) y el catálogo es totalmente configurable y ampliable.
Carga de documentos por el proveedor
El proveedor accede a su portal personalizado y sube cada documento en el periodo correspondiente. El sistema le muestra exactamente qué documentos debe entregar, cuáles están vencidos y cuáles están al corriente.
Revisión automática y alertas
El sistema corre revisiones periódicas automáticas. Identifica quién cumple, quién está por vencer y quién está incumpliendo. Envía correos de recordatorio al proveedor y alertas internas al equipo de compras.
Bloqueo o advertencia en SAP (configurable)
Ante incumplimiento confirmado, el sistema puede bloquear automáticamente al proveedor en SAP Business One o colocar una advertencia visible. El nivel de acción (bloqueo total / advertencia) es totalmente configurable según las políticas internas de tu empresa.
Beneficios
Visibilidad completa del cumplimiento REPSE de tus proveedores, sin depender de Excel ni procesos manuales.
Protección legal ante la autoridad
Visibilidad total en tiempo real
Automatización sin intervención manual
Flexible y configurable
Módulos principales
Funcionalidades diseñadas para el control completo del cumplimiento REPSE.
Gestión de Contratos
Alta manual o sincronización desde SAP. Fechas de inicio y fin, tipo de servicio.
Catálogo de Documentos
Documentos requeridos por tipo de contrato, con periodicidad individual configurable.
Portal del Proveedor
Acceso propio del proveedor para cargar documentos y ver el estado de cumplimiento.
Dashboards y Gráficas
Semáforos visuales, indicadores por proveedor, por contrato y por periodo.
Notificaciones Automáticas
Correos de recordatorio al proveedor y alertas internas por incumplimiento.
Bloqueo en SAP
Bloqueo automático o advertencia en SAP B1 configurable por política de empresa.
Reportes de Cumplimiento
Exportación de reportes para auditorías internas o presentación ante autoridades.
Sincronización SAP
Lectura de contratos desde SAP Business One sin duplicar información ni middleware.
Administración del Sistema
Configuración de documentos, periodicidades, umbrales de alerta y acciones por incumplimiento.
¿Por qué Tangente y no una hoja de Excel?
La mayoría de las empresas todavía controla el REPSE con Excel y correos. El costo de ese modelo es invisible hasta que llega una auditoría o un proveedor falla.
| Característica | Excel / Manual | Sin Sistema | Gestión REPSE Tangente |
|---|---|---|---|
| Control por contrato y por documento | Difícil de escalar | Automatizado | |
| Recordatorios automáticos al proveedor | Por correo automático | ||
| Dashboards de semáforo en tiempo real | Visual e interactivo | ||
| Bloqueo en SAP por incumplimiento | Configurable | ||
| Periodicidad de documentos por tipo | Manual y propenso a error | Mensual, bimestral, única vez… | |
| Portal para que el proveedor suba sus documentos | Correo / USB | Portal propio | |
| Reportes para auditorías | Horas de trabajo | Un clic |
Preguntas Frecuentes
Resolvemos las dudas más comunes sobre el Sistema de Gestión REPSE.
¿Necesito SAP Business One para usarlo?
No. El sistema opera perfectamente de forma independiente. Si tienes SAP Business One, la integración te permite sincronizar contratos automáticamente y activar bloqueos directamente en SAP. Si no lo tienes, un administrador registra los contratos manualmente y todas las demás funciones están disponibles.
¿Qué documentos puedo configurar como requeridos?
El catálogo es completamente configurable. Documentos típicos incluyen: constancia REPSE vigente, comprobante de pago IMSS, SUA, INFONAVIT, nómina timbrada, listado de trabajadores, entre otros. Puedes agregar cualquier documento que tu empresa requiera y asignarle la periodicidad correspondiente.
¿El proveedor tiene su propio acceso?
Sí. Cada proveedor tiene un acceso personalizado al portal donde puede ver exactamente qué documentos debe entregar, en qué fecha y cuáles están pendientes o vencidos. La interfaz es simple e intuitiva, no requiere conocimientos técnicos.
¿Cuánto tiempo toma la implementación?
Para el modo independiente, el sistema puede estar operando en 1 semana. Para la integración completa con SAP Business One, incluyendo bloqueos, sincronización de contratos y capacitación del equipo, estimamos 2 semanas. Incluye configuración del catálogo de documentos, capacitación del equipo administrativo y materiales de apoyo para proveedores.